Skapa en PDF -fil: 5 steg

2024 Författare: John Day | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-30 12:47

I vår moderna tid använder vi datorhårdvara mer än någon tror. Vi skickar meddelanden, överför dokument och presenterar idéer från tusentals mil från vår avsedda plats på ett ögonblick. Den vanligaste av dessa, elektroniska dokument, är en avgörande del av både privatlivet och affärsverksamheten. Och med så många dokument som rör sig över hela världen finns det många olika format som de kan presenteras i, med respekt. Men detta överflöd av filformat kan vara skrämmande för vissa. Det mest skrämmande, Adobe PDF -filformatet, verkar slå den största rädslan hos många datoranvändare idag. Tja, frukta inte den jätte PDF -filen längre, för frälsningen har kommit. I denna instruktionsbok kommer jag att visa er alla hur man enkelt och snabbt skapar en PDF -fil. Jag kommer också att gå in i detalj om vad PDF -filer är och vad de kan. Först är det dock några viktiga saker du behöver innan du går vidare: 1. En dator (samma som du använder för att visa denna instruerbara) 2. Adobe Reader (Detaljer senare) 3. Microsoft Word, Open Office, etc. (egentligen alla dokumentredigeringsprogram som kan ändra teckensnitt, färger, infoga bilder etc.) 4. Gott om tid att läsa igenom hela denna instruerbara (även om det här är en ganska enkel process, skulle det vara i bästa intresse om du bara kunde sitta och läsa igenom detta och inte behöva oroa dig för andra distraktioner;)* OBS* Denna instruktion går in på mycket kort detalj om alla aspekter av PDF -filer. Den innehåller också mycket MYCKET grundläggande information, från vilken de av er mer erfarna kan tycka att de är lite för grundläggande … men ändå skrapar det bara upp ytan på PDF -filer. Kommentera också, eftersom detta för närvarande är min enda publicerade instruerbara (positiv feedback tack).* EN ANNAN ANMÄRKNING* Ja, du kan skapa PDF -filer direkt i Open Office, dokumentpaketet som jag har tillhandahållit information om. Det finns en knapp i det övre verktygsfältet som använder den här funktionen. MEN-jag har skapat denna instruerbara för att visa metoder för att skapa PDF-filer om du INTE har Open Office. Ja det är gratis, och det är inte så stort, men varför ladda ner Open Office BARA för att skapa PDF -filer? Det är därför jag har tillhandahållit en metod för dem som använder Word, etc.

Steg 1: Vad är PDF -filformatet?

Så vad är en PDF -fil? PDF står för Portable Document Format, och var ett filformat som skapades av Adobe Systems Incorporated 1993. Det skapades ursprungligen för dokumentutbyte, vilket som jag nämnde tidigare är en av de vanligaste uppgifterna för datoranvändare idag. PDF -filer kan häpnadsväckande saker: de kan behålla alla originalaspekter av ett dokument, till exempel teckensnitt, färger, bakgrunder, bilder, etc. Vad detta betyder är att oavsett vilket program de skapades i, allt som fanns i det dokumentet när den skapades av dig förblir exakt densamma när den kommer ut som en PDF -fil. Ett exempel? Säg att jag ändrar storleken på min text i ett Word -dokument till 18 istället för 12, och jag placerar en bild i nedre vänstra hörnet. När jag konverterar den till en PDF kommer den att se exakt ut så (se bildexempel nedan) när jag ser den. Detta är särskilt användbart för personer som inte vill gå fram och tillbaka från program till program som försöker få sin fil eller dokument att fungera med andra program. Det kan bli ett riktigt krångel, att behöva konvertera din fil från ett Word -dokument, till en JPEG, kanske till en PNG, etc. Men PDF -filer eliminerar behovet av sådan olycka. För att säga det rakt ut: ett filformat passar bra, inte riktigt. Du behöver fortfarande en PDF -läsare för att visa PDF -filer, men de kan hålla allt konsekvent från originaldokumentet. Många företag använder PDF -filer för många olika applikationer. Till exempel kommer många programhämtningar som finns tillgängliga på Internet med en Readme -fil som berättar vad programmet gör. Även om de ofta ignoreras, är dessa Readmes vanligtvis i PDF -format. Ett annat exempel skulle vara utbildningsnämnder eller organisationer. Några av dem kommer att lägga in renoverings- eller omdisponeringsplaner i PDF -filer, varifrån styrelsemedlemmar eller samhällsmedlemmar kan ladda ner dem och se planen själva. PDF -filer har verkligen oändliga användningsområden i vår moderna värld.

Steg 2: Programvara som behövs för detta projekt

För att komma igång med att skapa PDF -filer behöver du lätt tillgänglig programvara och några grundläggande datorkunskaper. Nedan har jag tillhandahållit en lista över vad som behövs och länkar och instruktioner för att skaffa sådana saker: 1. Adobe Reader PDF -läsningsprogramvara - Detta är CRUCIAL. Detta program är den ordspråkliga ryggraden i din PDF -kropp. Det utvecklades av Adobe Systems 1993 och har sedan dess använts för att läsa PDF -filer. Det låter dig läsa alla PDF -filer du skapar, liksom andra som du kan komma att stöta på i framtiden. Det är helt gratis och kan laddas ner på: https://www.adobe.com/I bilden nedan har jag visat länken för att klicka för nedladdning, liksom flera andra bilder som beskriver resten av processen.2. Primo PDF - Det här är också ett annat gratisprogram som kan laddas ner för din personliga användning. Detta är programmet som kommer att installeras för att konvertera dina Word -dokument etc. till PDF -filer. Återigen, här är länken till deras webbplats, och jag har också tillhandahållit bilder nedan av nedladdnings-/installationsprocessen: https://www.primopdf.com/3. Alla grundläggande dokumentredigerare - Ett exempel på detta skulle vara Microsoft Office Word. Det är verkligen alla program som har förmågan att redigera dokument och ändra egenskaper som teckensnitt, färger, lägga till bilder etc. Många av er kommer redan att ha Word, men för dem som inte gör det kan du få ett gratis program med öppen källkod kallas Open Office i stället för det. Open Office är en helt gratis dokumentredigeringssvit som ser ut och fungerar på samma sätt som Microsoft Word-men utan prislappen över $ 100. Jag tillhandahåller länken och bilderna:

Steg 3: Skapa ett Word/Open Office -dokument

OK. Låt oss komma till saken. Det första vi behöver göra är att skapa ett nytt dokument. Eftersom Open Office är mjukvarupaketet som jag nämnde OCH gav en länk till, kommer jag att täcka det i det här steget. Jag kommer INTE att gå igenom hur man gör detta i Word, eftersom människor som äger det borde veta hur de ska utföra dessa uppgifter. Det första du vill göra är att öppna Open Office (haha …). Om det här är första gången du öppnar programmet guidas du genom den korta installationen med en guide. Det kommer att be dig om ditt för- och efternamn (för dokument), samt om du vill registrera dig eller inte. Se bilderna nedan för hur guiden ser ut. När du är klar med installationen visas en skärm som ger dig flera olika alternativ. Den kommer att fråga dig om du vill skapa en ny presentation, kalkylblad, text, databas, ritning eller formeldokument. Allt du behöver göra är att klicka på "Textdokument" -knappen för att skapa en ny. När ditt nya tomma dokument öppnas finns det några saker du bör leta efter och vara bekant med innan vi sätter igång. Den första är den övre baren. Detta är fältet där det står Arkiv, Redigera, Visa, Infoga, Formatera etc. Klicka på Arkiv, titta sedan ner i listan för Spara som … och klicka på den. När ett fönster dyker upp väljer du en plats för att spara ditt dokument. Det första mycket viktiga du kan göra är att välja ett filformat från listrutan längst ner i fönstret. Denna lista ligger precis under "Filnamn". Det fina med Open Office är att du kan spara dina dokument som Microsoft Office Word -dokument, vanliga Open Office -dokument eller annat antal filformat i den långa listan. Det du vill klicka på är formatet "Microsoft Word 97/2000/XP (.doc)". Detta gör att du kan öppna ditt dokument på alla datorer som har Word ELLER Open Office. Välj också ett filnamn och klicka på Spara. Du kommer förmodligen att få en popup -ruta som säger något i stil med: "Det här dokumentet kan innehålla formatering och innehåll som inte kan sparas i filformatet Microsoft Word 97/2000/XP. Vill du spara ändå? " Jag har en bild på detta nedan. Chansen är stor att du inte kommer att göra något väsentligt annorlunda än Word, så fortsätt och klicka på "Håll dig uppdaterad". Visst, du kan spara ditt dokument i ODF -format, men det fungerar bara med Open Office, och vi vill förbli kompatibla. Så med ditt nya dokument sparat, fortsätt och bli kreativ! Målet med denna instruktionsbok var att visa människor hur man skapar PDF -filer. Som jag har visat kan PDF -filer behålla alla sina egenskaper från originaldokumentet. Skriv, ändra teckensnitt, färger, lägg till bilder, vad som helst! För denna demonstration har jag skapat ett dokument som visas nedan med många olika teckensnitt, färger och några bilder. Jag kommer inte att gå igenom hur man använder Open Office i den här instruktionsboken, så om du aldrig har använt det eller något liknande, är din bästa insats bara att reda ut och ta reda på några saker själv. När du har skapat ditt vilda dokument klickar du på Arkiv och trycker sedan på Spara. När ditt dokument har sparats går det vidare till nästa steg.

Steg 4: Exportera ditt dokument som PDF

OK. Hittills har du laddat ner Open Office, lärt dig hur du sparar i olika filformat och skapat ett dokument som ska visa lite färg/typsnitt/textstorlek. Detta hjälper dig att visa hur PDF -filer kan bevara alla aspekter av ett dokument. Nu är det dags att skapa den faktiska PDF -filen. Spara dokumentet en gång till och klicka på Arkiv igen. Den här gången, titta ner i listan för Skriv ut. Jag vet jag vet. "Vart fan tar han vägen med det här?" kanske du säger, men det är bara att vänta och se. Fortsätt och klicka på Skriv ut, så ska du få en låda som ser ut som den nedan. I utskriftsfönstret är det allra första du ser en rullgardinsruta som säger *sätt in något här *. Anledningen till att jag säger detta är att du kanske har skrivare och faxmaskiner installerade, men det gör jag inte. Vad rutan säger kommer att variera från person till person. Min i synnerhet säger Adobe PDF. Detta är en helt annan PDF -omvandlare som jag inte kommer att gå in på alls, eftersom den kom med Adobe Acrobat, som köptes. Klicka istället på rullgardinspilen och välj PrimoPDF. När du har gjort detta klickar du på OK. Efter ett par sekunder öppnas PrimoPDF (bilden nedan). Högst upp i programmet kommer du att märka olika alternativ och inställningar för att skapa PDF -filer, till exempel skärm, utskrift, eBook, etc. Utskriftsalternativet är till exempel en grupp inställningar som optimerar din PDF för utskrift. Eftersom vi inte kommer att skriva ut det här, kommer vi att hålla fast vid skärmalternativet. Detta optimerar din PDF för visning på en dator. Klicka på de tre punkterna bredvid "Spara som" -fältet för att ändra filnamnet. Se också till att efterprocessen är inställd på Öppna PDF. Detta öppnar din PDF -fil när den har skapats. När du är klar klickar du på "Skapa PDF".

Steg 5: Visa din nyskapade PDF -fil

När du har klickat på "Skapa PDF" stängs PrimoPDF och Adobe Reader öppnas automatiskt. Om detta är första gången du öppnar Adobe Reader kommer du att bli ombedd att godkänna licensavtalet. Klicka bara på Acceptera, och WALLAH !!!! Din nya PDF -fil ska öppnas i Adobe Reader. Om den öppnas har du skapat en ny Adobe PDF -fil! Om du jämför de två dokumenten sida vid sida ska de se exakt likadana ut, spara en nyans eller två (bilden nedan). Så slutligen säger jag grattis! I några steg har du gått från ett enkelt Open Office/Word -dokument till en Adobe PDF -fil. Nu kan du vara en tekniktrender med din kunskap om att skapa PDF -filer. Den här metoden kan också tillämpas på alla andra program med en utskriftsfunktion, till exempel Adobe Photoshop, de flesta webbläsare, etc. Jag hoppas att du tyckte att denna instruktion var till hjälp, och jag skulle uppskatta alla positiva feedback som alla kan erbjuda. Tack igen, och vi ses nästa gång.

Första priset i de brännande frågorna: Omgång 7