Skapa ett makro i Microsoft Excel: 7 steg

2024 Författare: John Day | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-30 12:44

Har du problem med att arbeta med datamängder i Excel? Spenderar du för mycket tid på att förbereda data och inte tillräckligt med tid att analysera den? Jag har rutinmässigt använt makron inom excel för att förkorta processen att skapa effektiva datamodeller, så jag bestämde mig för att det är en bra tid att lära andra hur man använder det här snygga verktyget. Att effektivt använda makron på snabba processer kommer att spara ditt företag mycket tid, i gengäld spara pengar.

Makron är i huvudsak program som du skapar i Excel genom en process som allmänt kallas "Visual Coding". I grund och botten trycker du på "Spela in makro", visar sedan mellanstegen och beräkningarna tills du får din slutprodukt, sedan avslutar du inspelningen. Nu när du har inmatningsdata som anges på samma sätt som ditt ursprungliga makro, kan du trycka på den knappen och den slutliga produkten kommer att göras direkt.

Jag skapade en listad lista över inköpsorder och motsvarande information om pris och kontanter. Genom processen jag ska visa dig skapade jag ett makro för att mata in data i ett professionellt kalkylblad med ett klick på en knapp. Det färdiga kalkylarket kan analysera vilka konton som fortfarande har ett saldo kvar och det totala antalet konton för den angivna perioden. Ta gärna mitt makro och anpassa det efter ditt företags behov.

Varning innan du börjar:

Makron är en komplex funktion av Excel. Jag rekommenderar inte att börja Excel -användare att försöka göra ett makro, först lära mig hur man arbetar i Excel och när du väl har en gedigen förståelse för hur du använder Excel och de olika funktionerna försöker du sedan skapa makron. Med det sagt, görs detta instruerbart förutsatt att läsarna förstår hur man fungerar inom excel

Tillbehör

• Tillgång till Microsoft Office och Excel
• En allmän förståelse för hur du använder Excel

Steg 1: Steg 1: Kompilera data och börja spela in makrot

Första bilden:

Organisera den data du vill inkludera i din tabell i ett Excel -kalkylblad. När allt är i Excel måste du spela in makrot. Med makron får du bara ett försök, så jag rekommenderar att du granskar detta i sin helhet innan du försöker.

Andra bilden:

För att spela in makrot måste du aktivera utvecklarfliken, gå till Arkiv> Alternativ> Anpassa menyfliksområdet och välj sedan fliken Utvecklare och klicka på "OK".

Tredje bilden:

Nu när du har fliken Utvecklare i bandet, klicka på fliken Utvecklare och klicka sedan på "Spela in makro". Skapa en titel som passar filens innehåll och tryck på "OK", allt efter det här steget kommer att vara inspelningen av makrot tills steget där det avslutas. Observera också att alla celler markerade med gult ska hjälpa dig genom denna instruerbara INTE lägg detta i ditt eget dokument, för det kommer att förändra makrot.

Steg 2: Steg 2: Skapa tabell och mall för det sista bladet

Första bilden:

Skapa först en kopia av den öppna fliken så att du har identiska flikar öppna. Återgå till den ursprungliga fliken och välj de data du vill organisera. Skapa ett bord med rubriker och lägg till några rader med utrymme ovanför det, jag gjorde 5 rader.

Andra bilden:

Skapa en titel högst upp och skapa en ruta som innehåller krysssiffrorna. Kontrollsiffrorna för den här mallen är "Antal kunder" och "Kontanter som ännu inte ska samlas in". När det gäller organisationen av den här mallen, kan du göra en du vill, men var medveten om att min instruerbara är specifik för den layout jag valde.

Steg 3: Steg 3: Konstruera första kontrollfigur

Detta steg är ganska enkelt; dock kan ett misstag här leda till att kontrollsiffran inte fungerar i det slutliga makrot. I rutan bredvid cellen "Antal kunder" skapar du en "COUNT" -formel för att summera antalet celler i en enda rad i tabellen. Jag valde att räkna de celler jag markerade gula. Bra att notera att min fullständiga formel också är högst upp på bilden.

Steg 4: Steg 4: Skapa andra kontrollfigur

Akta dig, dessa två nästa steg är omfattande och kan vara förvirrande, så läs noga. Härifrån kommer mina instruktioner att vara specifika för min datamodell. Om du behöver en annan process, använd min som referens men inte som en 100% korrekt modell, för den kanske inte fungerar för din fil.

Första bilden:

Gå till den andra fliken i arbetsboken (den kopierade fliken)

Skapa en ny rad i kolumn J "Belopp kvar". I cell J2 (markerad cell ovan) anger du formeln = G2-H2 och kopierar ner den till resten av cellerna. Återgå till den ursprungliga fliken med arbetsmallen.

Andra bilden:

I cell E4, skapa en ny formel som sammanfattar kolumnen Belopp vänster från den kopierade sidan tidigare. Formelfältet visar den färdiga formeln.

Steg 5: Steg 5: Hämtade kontanter från kund

För att skapa en bild för att visa vad kunderna fortfarande har utestående saldon måste vi skapa en separat tabell.

Första bilden:

För att börja återgå till den kopierade fliken, som visas ovan. För det nya bordet vill vi bara ha informationen för kunder med ett utestående saldo. Först i kolumnerna "L" och "M" rubriken dem "Förnamn" respektive "Efternamn". Skriv sedan in cell L2 formeln = IF ($ J2> 0, A2,””). Denna formel som skrivs ut anger att om cell J2 är större än 0, visar du värdet i cell A2, om den inte är större än 0 lämnar du cellen tom.

Se till att när du refererar till cell J2 sätter du ett dollarstecken ($) framför J: et, så kan vi kopiera data till andra celler korrekt. $ -Tecknet behåller referensen i kolumnen "J" men gör att raderna kan ändras i enlighet därmed. Kopiera sedan formeln till resten av cellerna i kolumnen "L" och "M" (inringad ovanför).

Andra bilden:

För att exakt ta ut kontantvärdet använder vi ett liknande värde som namnen tidigare. Den här gången skapar du en formel som säger = IF (J2> 0, J2,””). Den enda skillnaden i denna formel är att om värdet är större än noll, vill vi ha data från "Belopp kvar". Kopiera dessa data till resten av cellerna.

Tredje bilden:

Kopiera sedan de nya uppgifterna från den kopierade fliken, gå sedan till mallfliken och högerklicka under tabellen (spelar ingen roll var). Efter att ha högerklickat, titta under klistra in alternativ och välj "Klistra in värden", detta klistrar in endast siffrorna och inte formlerna.

Fjärde bilden:

Skapa ett filter för tabellen och välj en av rubrikerna. Klicka på rullgardinsmenyn och välj filtrera bort alla utom ämnen. När filtret väl är på plats visas radnumren blå, jag markerade cellerna gula för att göra det enklare. Markera de blå raderna och ta bort dessa rader. När raderna har raderats rensar du filtret enligt nedan:

Steg 6: Steg 6: Slutför mall

För att göra informationen om inkasserade kontanter från kunden mer professionell formaterar du informationen som en tabell. När det är klart lägger du till en rubrik i tabellen och klickar på "Slå ihop och mitt" för att göra det enhetligt i tabellen. Om inte gjort så se till att siffrorna är formaterade till "Redovisning" för att visa att dollarstecken och centbelopp. Vid det här laget är makrot komplett och slutprodukten ska se ut ungefär så här:

Steg 7: Steg 7: Avsluta makrot

Gå till fliken "Utvecklare" i menyfliksområdet och klicka på knappen "Stoppa inspelning". Vid denna tidpunkt är makrot färdigt och klart att användas!

När du använder makrot i framtiden, om startdata läggs ut som i steg 1, ska makrot fungera perfekt! Följ dessa steg noga och jag lovar att du kommer att Excel. Lycka till!