Så här laddar du upp och byter namn på dokument i ett Office 365 SharePoint -bibliotek: 8 steg

2024 Författare: John Day | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-30 12:45

I denna instruktion lär du dig att ladda upp och byta namn på dokument i ett Office 365 SharePoint -bibliotek. Denna instruktion är gjord speciellt för min anställning, men den kan enkelt överföras till andra företag för alla som använder SharePoint -bibliotek.

Tillbehör som behövs:

• Dator, bärbar dator eller surfplatta.
• SharePoint -programvara.
• Överför och redigerar behörigheter i SharePoint -bibliotek.

Friskrivningsklausul: Inga säkerhetsåtgärder behövs.

Steg 1: Markera biblioteket

Inom vår forskningsarbetsgrupp är det viktigt att avgöra vilket bibliotek dokumentet behöver lagras i. Om det är en analytikerrapport från en bank eller ett offentligt företags dokument som; SEC -arkivering, pressmeddelande eller avskrift, det bör lagras i Wall Street Research och offentliga företagsdokument. Om det är en artikel från en tidning, medicinsk tidskrift eller onlinepublikationer som; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association eller American Seniors Housing Association, det bör lagras i publikationsbiblioteket. Du kan hitta biblioteken som listas till vänster med sidofältet på forskningsarbetsgruppens hemsida. När du har bestämt rätt bibliotek måste du klicka på biblioteket för att öppna det.

Steg 2: Snabbuppladdning av dokument till publikationsbiblioteket

*Om du laddar upp dokument till Wall Street Research and Public Company Documents Library, hoppa över det här steget och se steg 3.

För publikationsbiblioteket öppnar du biblioteket genom att klicka på länken Publikationer i sidofältet i det första steget. Därifrån väljer du de dokument som du vill ladda upp och drar dem till biblioteket. För att säkerställa att du laddar upp dokumenten till rätt plats, när du drar dokumenten till arbetsgruppen, ska skärmen visas som visas på skärmdumpen ovan. Biblioteket ska vara nedtonat och du bör se en ikonbild för dokument (er) (word, PDF eller PowerPoint) med ordkopian på skärmen.

När det visas kan du släppa dokument (erna) i biblioteket och gå vidare till steg 5.

Steg 3: Välj internt bibliotek för att ladda upp Wall Street Research och offentliga företagsdokument

*Om du bara laddar upp dokument till publikationsbiblioteket hoppar du över det här steget och fortsätter till steg 5.

För biblioteket Wall Street Research and Public Company Documents är processen lite mer komplicerad. Du måste hitta det interna biblioteket märkt med motsvarande år för dokumenten.

Välj biblioteket som visas i steg ett. Då måste du klicka på ellipserna bredvid de senaste artiklarna och utgåvorna. Detta kommer att visa en lista med alternativ. Du måste välja Alla dokumentuppsättningar. Detta öppnar en annan lista med alternativ. Från motsvarande lista väljer du motsvarande år för dokumentet. I exemplets skärmdump ovan har vi använt år 2017.

Steg 4: Dra och släpp dokument i Wall Street Research and Public Company Documents Library

Som visas i steg 2, för publikationsbiblioteket måste du dra dokumenten till motsvarande bibliotek. I det här fallet kommer det att vara biblioteket för 2017. För att säkerställa att du laddar upp dokumenten till rätt plats, när du drar dokumenten till arbetsgruppen ska din skärm visas som visas på skärmdumpen ovan. Biblioteket ska vara nedtonat och du ska se en ikonbild för dokument (er) (word, PDF eller PowerPoint) men den här gången med ordet flytta på skärmen.

När det visas kan du släppa dokument (erna) i biblioteket och gå vidare till steg 5.

Steg 5: Välj snabbredigering för att byta namn på dokument

Det finns två sätt att byta namn på dokumenten i ett SharePoint -bibliotek. I det här fallet kommer vi att använda snabbredigeringsversionen. För att hitta alternativet Snabbredigering måste du klicka på Bibliotek i menyfliksområdet högst upp på sidan och sedan klicka på Snabbredigering. När du har klickat på Snabbredigering kommer biblioteket att likna utseendet på ett Excel -kalkylblad som visas på skärmdumpen ovan.

Fyll i informationen i de markerade sektionerna som visas på skärmdumpen ovan. Avsnitten som måste fyllas i varierar beroende på vilket bibliotek du uppdaterar. När du har fyllt i nödvändig information, se till att klicka på ordet STOP ovanför kolumnerna för att stoppa snabbredigeringsprocessen.

Publikationer

• Utgivare*
• Namn (Dokumentets titel)
• Publiceringsdatum (MM/DD/ÅÅÅÅ)
• Rapporttyp*
• Rapportämne*

Wall Street Research och offentliga företagsdokument

• Namn (Dokumentets titel)
• Utgivare*
• Ticker* (Stock Ticker, gäller inte alltid)
• Publiceringsdatum* (MM/DD/ÅÅÅÅ)
• Rapporttyp*
• Rapportämne*
• Huvudförfattare*

Observera att de asterisker som anges i listorna ovan avser metadata. För de avsnitt med en asterisk är metadata tillgänglig. Du behöver bara börja skriva ett ord och dina val fylls i automatiskt. Du kommer inte att kunna lägga till dina egna ord i det här avsnittet. Kontakta någon som har tillgång till Data Term Store om något behöver läggas till.

Steg 6: Checka in den slutliga produkten

När du har bytt namn på dokumenten och fyllt i alla tillämpliga avsnitt måste du checka in dokumenten så att andra kan se dokumentet. Om du tittar på dokumentet kommer du att märka att ikonen som visar om det är ett PDF-, Word- eller PowerPoing -dokument visar en grön pil. Det betyder att du bara är en som kan se dokumentet just nu. När du väl har kollat in det kommer andra att kunna se dokumentet.

Du måste först välja dokument (er) genom att klicka bredvid dokumentet som visas i skärmdumpsexemplet ovan. Detta markerar en bock bredvid dokumenten. När den här markeringen är bredvid dokumenten måste du gå till menyfliksområdet högst upp på sidan igen och klicka på Filer. Därifrån klickar du på Check In. Detta kommer att kontrollera i dokumenten så att andra kan se de sista, redigerade dokumenten. En vit ruta dyker upp och frågar om du vill behålla utcheckningen efter att du har checkat in dokumentet. Klicka bara på ok för att avsluta processen.

Steg 7: Slutprodukten - Publikationsbibliotek

Den här videon visar dig alla steg som krävs för att ladda upp och byta namn på dokumenten i Office 365s version av SharePoint för publikationsbiblioteket.

Steg 8: Slutprodukten - Wall Street Research and Public Company Documents Library

Den här videon visar dig alla steg som krävs för att ladda upp och byta namn på dokumenten i Office 365s version av SharePoint för biblioteket Wall Street Research and Public Company Documents.