Hur man utformar relationsdatabaser i Microsoft Access för nybörjare: 17 steg

2024 Författare: John Day | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-30 12:40

Den efterföljande instruktionen anger detaljer om hur du utformar relationsdatabaser i Microsoft Access. Den här guiden visar först hur du länkar två (2) tabeller korrekt. Jag kommer sedan att beskriva hur man skapar ett formulär från denna nya relation, så att användaren kan mata in ny information i databasen. Ingen tidigare erfarenhet av denna programvara krävs. Allt du behöver är en dator med Microsoft Access installerat. Denna process bör inte ta mer än 15 till 20 minuter från start till slut. När du har denna information kan du sedan länka en praktiskt taget oändlig mängd datapunkter, vilket gör datainmatning och loggning mycket mer tidseffektiv. Låt oss dyka in!

Friskrivningsklausul: Denna instruktionsuppsättning använder förinstallerade data för att bygga tabellerna i Access. Du kan antingen ladda din egen data eller mata in data manuellt för att göra dina tabeller.

Steg 1: Öppna Microsoft Access

Steg 2: När du har öppnat Access navigerar du till "Alla åtkomstobjekt". Här är våra tabeller listade

Steg 3: Högerklicka på den första tabellen du vill lägga till i din relationsdatabas (här under namnet "överordnad" tabell). Välj "Designvy" i motsvarande fönster

Steg 4: Med identifieringsfältet markerat väljer du "Primär nyckel". kommer en nyckelikon bredvid ID -fältet. Stäng sedan tabellen. (Access kommer antingen att be dig att spara bordet eller spara det automatiskt)

Steg 5: Högerklicka på den andra tabellen du vill lägga till i din relationsdatabas (här på namnet "barn" -tabellen). Välj "Designvy" i motsvarande fönster

Med identifieringsfältet markerat väljer du "Primär nyckel". En nyckelikon visas bredvid ID -fältet.

Steg 6: Lägg till ett sista fält i barntabellen genom att klicka på det första tomma fältet under "Fältnamn"

Fältets text måste matcha fältnamnet för den primära nyckeln (eller första fältet) från den överordnade tabellen och kallas "Utländsk nyckel". Stäng sedan bordet.

Steg 7: Använd navigationspanelen, välj "Databasverktyg" och välj sedan "Relationer"

Steg 8: Dra föräldra- och barntabellerna till panelen "Relationer"

Utöka tabellerna efter behov för att säkerställa att all text från tabellerna visas.

Steg 9: Dra den primära nyckeln från den första tabellen till den främmande nyckeln i den andra tabellen. Detta öppnar fönstret "Redigera relationer"

Steg 10: Välj "Tillämpa referensintegritet" och sedan "Skapa". Det kommer nu att finnas en länk mellan de två tabellerna

Steg 11: Använd navigationspanelen och välj "Skapa" och sedan "Formulärguiden"

Steg 12: Använd fältet "Tabeller/frågor" i det motsvarande fönstret och flytta fälten från den överordnade tabellen du vill ha på ditt formulär. Gör samma sak med barnbordet

Obs! Lägg inte till de primära eller främmande nycklarna från barnbordet i formuläret. Välj sedan "Nästa".

Steg 13: Välj "Formulär med underformulär (er) för din datavy, välj sedan" Nästa"

Steg 14: Välj en layout för din underform. Vi går med tabell eftersom det är lite lättare att justera. Välj sedan "Nästa"

Steg 15: Välj "Öppna formuläret för att visa eller ange information", sedan "Slutför"

Steg 16: Ditt formulär och underformulär har skapats

Om det behövs justerar du formulärets och delformatets layout för att visa alla fält. Högerklicka på formuläret, välj "Layoutvy" och justera efter behov. När du har fixat layouten högerklickar du på formuläret och väljer "Formvy" för att ange data.

Steg 17: Börja ange och logga

Grattis! Du har lyckats länka två olika tabeller i Microsoft Access. Genom att skapa ett associerat formulär och underformulär kan du nu ange data som återspeglas i motsvarande tabeller.

För att testa, skriv in text i det första fältet i formuläret. Välj tangentbordets "Tab" -knapp för att gå till nästa fält i formuläret/delformuläret. I det sista fältet i delformuläret kommer "Tab" att rensas både form och delform och flytta data till respektive tabell. Välj antingen formuläret eller underformulärets medföljande tabell. När du ser data som du matar in i både formulär och underformulär på tabellerna har du slutfört uppgiften.

Felsökning: lägg bara till primära nycklar från den överordnade tabellen i formuläret. Utelämna att lägga till de primära och främmande nycklarna från barnbordet i din underformulär. Lägg inte till mer än en primär nyckel per tabell.

Tack för att du läste och njut av en mycket mer effektiv processloggning och lagring av data!